PerfectTablePlan: shareware per organizzare gli inviti e i tavoli del matrimonio

Nome: PerfectTablePlan
Tipologia: Utility – Licenza: Shareware
Requisiti: Mac OS X 10.3 Panther o superiore

PerfectTablePlan è un’applicazione shareware per Mac (e per Windows) che ci facilita le operazioni di organizzazione e gestione di eventi quali banchetti nuziali, matrimoni e ricevimenti in generale.
PerfectTablePlan si basa sulla creazione di una lista degli ospiti che possiamo aggiornare in continuazione a nostro piacimento. Questo shareware potentissimo, una volta stabiliti il numero di tavoli, la loro forma e quanti ospiti assegnare ai vari tavoli è in grado di stabile (tra poco vedremo come) la miglior distribuzione delle persone in base a vari criteri ed eventualmente ricalcolare il tutto in caso di disdette ed assenze dell’ultimo momento dal banchetto.

Funzionamento di PerfectTablePlan

Gestione della lista degli invitati
Attraverso la funzionalità Guests possiamo creare la lista degli invitati al banchetto nuziale: vediamone i due aspetti più interessanti:

• possibilità di importare i contatti da una lista in formato csv o dalle vcard della nostra rubrica indirizzi
• possibilità di inserire contatti single, coppie, famiglie, gruppi o in formato “scratch” (una lista in formato testo libero)

Per ogni inviato al tavolo di nozze possiamo inoltre gestire l’invio delle partecipazioni (RSVP) ed ogni altro dettaglio.

Preferenze dei posti a sedere

Questo è un passo cruciale per la futura disposizione degli ospiti ai tavoli che andremmo a creare.
In questa sorta di tabella costruita sulla base dell’elenco precedente infatti, inseriamo le preferenze di prossimità tra posti a sedere.
Basta selezionare la cella d’incrocio tra due persone di interesse e scegliere una delle faccine disponibili: la faccina sorridente significa ad esempio che i due soggetti è bene che siano seduti allo stesso tavolo, al contrario la faccia con lo scheletro … beh è facile da capire :)
Il simbolo col cuoricino indica che le persone (come i genitori) devono stare accanto di posto (oltre che ovviamente allo stesso tavolo).

Organizzazione dei tavoli

I tavoli possono avere varie forme (rotondi, lunghi, ecc.), nomi e varie disposizioni, ma prima di tutto scegliamo quanto grande (metri quadri) è l’area che accoglierà appunto i tavoli del banchetto nuziale.
Dopodiché scegliamo le forme e il numero di tavoli ed ovviamente quante persone potranno sedersi in ognuno di essi. Il tutto è gestibile anche tramite un semplice drag and drop.

Assegnazione dei posti a sedere

Questo è il passo decisivo: possiamo fissare dei posti non scambiabili e fare tutto a mano, ma prima di tutto sperimenterei l’algoritmo matematico di autoassegnazione dei posti (Auto assign) che si basa sullo studio delle indicazioni di priorità assegnate in precedenza. Funziona davvero in maniera egregia!

Possiamo rifinire successivamente molti aspetti se la disposizione così generata non fosse di nostro gradimento. Inoltre possiamo riassemblare il tutto infinite volte, magari anche tenendo conto di alcune considerazioni statistiche calcolate sulla lista degli invitati al matrimonio (Statistics).

Stampa del tableau nuziale
Con PerfectTablePlan possiamo anche provvedere alla creazione (pdf o immagine) e stampa di inviti, segnaposto e dell’immancabile tableau nuziale ovvero il pannello che accoglie ai tavoli gli invitati e istruisce loro graficamente su dove sedersi e chi avranno accanto. Inoltre i dati degli invitati possono essere anche esportati per riutilizzarli su Excel o Word.

Se volete conoscere meglio PerfectTablePlan, potete visionare questo interessanti video tutorial.
PerfectTablePlan è veramente uno strumento completissimo per la gestione del matrimonio e soprattutto del banchetto nuziale: sicuramente risparmierete molto tempo nel progettare la disposizione degli ospiti ai vari tavoli e non impazzirete se dovrete cambiare qualcosa all’ultimo minuto.
PerfectTablePlan, giunto alla versione 4.0.3, pesa circa 14.1 MB e si scarica in versione shareware (sono gestibili solo 30 invitati) dal sito della casa software produttrice. La versione completa costa circa 23 €.