Sia che si usi il Mac per lavoro che per motivi personali, una delle killer app dei computer è la possibilità di organizzare il proprio lavoro.
Dal semplice calendario alle più complesse applicazioni di GTD (Gettin Things Done – fare in modo che le cose vadano), sicuramente l’uso di uno strumento informatico aiuta rispetto alle semplici agende cartacee.
Con l’introduzione di Leopard, gli strumenti di sistema sono sufficienti per la gestione personale delle attività e degli appuntamenti, ma anche per l’ambito lavorativo.
La più stretta integrazione tra Mail e iCal, la possibilità grazie ad iSync ed iTunes di sincronizzarsi con iPhone, iPod e con i cellulari compatibili consente uno stretto controllo delle proprie attività, proprio come con un programma dedicato.
Ma, rispetto ad un programma dedicato, ci sono degli indubbi vantaggi:
1. Tempo d’apprendimento pari a zero: si usano strumenti già presenti di default in Mac OS X e che quasi tutti usano.
2. Integrazione stretta con il sistema operativo ed i suoi servizi (in particolare Spotlight e CoverFlow).
3. Costo zero: sono comprese nel costo d’acquisto di Leopard.
4. I nuovi Data detector di Mail, che consentono di creare agilmente attività ed appuntamenti in iCal a partire da date nel corpo delle email ricevute.
Vediamo ora come partire per organizzarsi al meglio nelle proprie attività:
–iCal: creiamo dei calendari che siano coerenti con le attività che svolgiamo e soprattutto rispecchino i contesti d’applicazione degli eventi.
Una buona idea è quella di includere anche gli eventuali collaboratori nei progetti, per poter tener traccia delle attività assegnate e completate dagli altri.
-Mail: in mail andiamo a creare le attività, usufruendo della capacità di Data detector delle email, oppure cliccando sul tasto attività nella barra degli strumenti.
Le attività possono essere assegnate al corretto calendario di iCal.
I progetti possono essere creati usando le Note di Mail. Se infatti l’idea di base delle note è una sorta di sostituzione dei Promemoria di Mac OS X, in realtà possono essere allargate a tutto schermo ed essere usate per raccogliere Attività, immagini, file allegati, email, pagine web.
Questo, unito alla possibilità di creare Cartelle Smart contenenti i progetti ed organizzate secondo criteri produttivi (Da rivedere – Messaggi contrassegnati – Progetti in corso – Note/progetti non classificati – Da rimandare) consente di avere sempre sottomano i progetti in corso e quelli futuri, con le attività imminenti ed in scadenza ben in evidenza.
Un buon uso dei criteri di classificazione delle regole con cui creare le smartboxes vi permetterà di non perdere davvero nessun aspetto dei progetti lavorativi che avete in corso, ma anche delle vostre attività personali.
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cmq io o un grosso problema: da un'email con una data posso creare un nuovo EVENTO...non una nuova ATTIVITA'...
facciamo un esempio: mando una email con una data ad un mio collaboratore: "creare per la tal data il tale sito". agggiungendola a ical da mail avrà la possibilità di creare un EVENTO (che quindi non può durare un mese...) e non una attività (che resta sempre sulla destra fintantochè non la si completa...)