Le E-Mail che potrebbero “inguaiare” Apple

Il caso Apple vs. Psystar sembra aver preso una piega decisamente favorevole ad Apple, ma ha contribuito a portare alla luce un problema non trascurabile: l’azienda di Cupertino non ha mai istituito una procedura standard di archiviazione delle E-Mail e dei documenti elettronici dei dipendenti. L’uso di una E-documents retention policy a livello aziendale non è obbligatorio per se ma in sede processuale una public company ha l’obbligo di produrre documenti rilevanti alla causa anche qualora essi risalgano a molti anni prima.

L’assenza di una procedura di archiviazione di tali files a livello aziendale potrebbe risultare nell’impossibilità di recuperare documenti necessari ad un dibattimento e dunque tradursi in multe salatissime, previste come pena per questa negligenza.

Per questo motivo la maggior parte delle aziende quotate si è dotata di sistemi, a volte anche molto costosi, volti ad una sistematica archiviazione di ogni documento ed ogni E-Mail rilevante ai fini aziendali che transita sulla propria rete intranet.

Nel caso Psystar questa manchevolezza non ha causato alcun danno ad Apple, che ha potuto produrre comunque tutte le necessarie documentazioni. Ma Apple è coinvolta in molte altre cause e un problema di irreperibilità di un documento potrebbe sorgere in qualsiasi momento.

Da Cupertino hanno spiegato che esiste una procedura standard adottata dall’azienda in caso di denuncia che tuttavia non è costantemente applicata a livello generale: dal momento in cui l’azienda deve affrontare un dibattimento, invia una document retention notice ai dipendenti il cui lavoro e i cui documenti sono potenzialmente rilevanti ai fini della causa, obbligandoli a detenere ogni singolo documento che potrebbe essere richiesto dalla corte durante il processo.

Il consulente legale intervistato dall’Industry Standard lo dice chiaro e tondo: “la condotta di Apple in questo caso è negligente”. La soluzione home made di Cupertino in futuro potrebbe non bastare.